Datenschutzerklärung
1. Verantwortliche Stelle
Janice Manger
handelnd unter der Geschäftsbezeichnung digivia
Am Salzbrunnen 21
14547 Beelitz
Deutschland
E-Mail: info@digivia.de
Telefon: 033204 / 627 511
2. Bereitstellung und Sicherheit der Website
Die neue Website wird mit ChatGPT Sites, einem Dienst von OpenAI, bereitgestellt. Beim Aufruf einer Seite fallen technisch notwendige Daten an. Dazu können die aufgerufene Adresse, Datum und Uhrzeit, IP-Adresse, Browser- und Geräteangaben sowie Angaben zu technischen Fehlern gehören. Diese Daten werden benötigt, damit die Website ausgeliefert, geschützt und technisch betrieben werden kann.
Für personenbezogene Daten, die über eine veröffentlichte ChatGPT Site erhoben und von OpenAI für Hosting, Wartung und Unterstützung verarbeitet werden, sehen die veröffentlichten OpenAI-Vertragsunterlagen eine Verarbeitung im Auftrag vor. Vor der Veröffentlichung werden noch der für den digivia-Business-Arbeitsbereich tatsächlich geltende Vertrag, die Vertragspartei, Unterauftragnehmer, mögliche Verarbeitungsorte und die vereinbarten Löschfristen geprüft und dokumentiert.
3. Datenschutzeinstellungen
Ihre Auswahl zur Besucherstatistik wird im Browser gespeichert. Dafür verwenden wir den lokalen Speicher Ihres Browsers. Diese Speicherung ist notwendig, damit die Website Ihre Entscheidung bei einem späteren Seitenaufruf beachtet. Sie können Ihre Auswahl jederzeit über „Datenschutzeinstellungen“ ändern. Nach Zustimmung zur Statistik speichern wir zusätzlich die Einstiegsseite und begrenzte Kampagnenangaben im Sitzungsspeicher dieses Tabs, damit sie beim Wechsel zum CHECK erhalten bleiben. Beim Widerruf wird dieser Eintrag entfernt. Ohne Zustimmung wird kein solcher Besuchsverlauf gespeichert.
Ein freiwilliger Hinweis auf den kostenlosen CHECK kann auf geeigneten Seiten einmal pro Seitensitzung dieses Browser-Tabs erscheinen. Zur Begrenzung verwenden wir ausschließlich den Sitzungsspeicher (sessionStorage): Einträge unter „digivia_exit_intent_*_v1“ merken den Beginn des Besuchs sowie, ob eine Interaktion, ein CHECK-Aufruf oder die Anzeige des Hinweises bereits stattgefunden hat. Diese Einträge enthalten keine Kontaktdaten oder Formularantworten und werden nicht an einen Analysedienst übertragen. Auf Touchgeräten wird der Hinweis nicht automatisch eingeblendet. Die rechtliche Einordnung dieser Sitzungsspeicherung ist Teil der ausstehenden Prüfung.
4. Google Analytics 4
Wir planen den Einsatz von Google Analytics 4 in der kostenlosen Standardversion. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.
Google Analytics wird erst geladen, wenn Sie der Besucherstatistik ausdrücklich zustimmen. Vor Ihrer Zustimmung wird weder das Google-Programm geladen noch eine Messanfrage an Google gesendet. Wenn Sie nicht zustimmen, bleibt Google Analytics ausgeschaltet.
Nach Ihrer Zustimmung können insbesondere Seitenaufrufe, Einstiegsseiten, Herkunft der Besuche, Kampagnenangaben aus UTM-Parametern und ausgewählte Klicks gemessen werden. Dazu gehören Aufrufe der Produktseiten ANALYSE, FLOW und CARE sowie Klicks auf den CHECK, die Terminbuchung und Kontaktmöglichkeiten.
Formularantworten, Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Nachrichtentexte werden nicht an Google Analytics übermittelt. Werbesignale und personalisierte Werbung sind in der Website-Einbindung ausgeschaltet. Wir verwenden weder Google Ads noch Marketing-Pixel von Meta oder LinkedIn.
Ihre Zustimmung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Aufbewahrung von Ereignis- und Nutzerdaten ist in Google Analytics auf 14 Monate eingestellt. Vor der Aktivierung werden zusätzlich die Einstellungen zur Datenfreigabe, Google-Signale, personalisierte Werbung, der Auftragsverarbeitungsvertrag und mögliche Datenübermittlungen in Drittländer geprüft und dokumentiert.
5. digivia CHECK
Der CHECK ist ein mehrstufiges Formular auf dieser Website. Verarbeitet werden die von Ihnen eingegebenen Unternehmens- und Kontaktdaten sowie Ihre Antworten zum heutigen Ablauf. Hinzu kommen Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Seite, die Herkunft des Besuchs, vorhandene UTM-Parameter und die Version des angezeigten Datenschutzhinweises.
Die Angaben werden genutzt, um Ihre Ausgangslage persönlich einzuordnen, eine Rückmeldung zu geben und den Vorgang zu dokumentieren. Das Absenden führt nicht automatisch zu einem kostenlosen Beratungsgespräch und nicht zu einer kostenpflichtigen Beauftragung.
Nach der technischen Freigabe werden die Daten über einen geschützten Website-Endpunkt an einen n8n-Workflow übertragen. Nach Prüfung gibt dieser sie an einen geschützten Dienst auf unserem Website-Server zurück, der die Aufgabe in der digivia Leadpipeline bei Asana anlegt. Der Zugriff richtet sich nach den dort eingerichteten Berechtigungen. Zur Vermeidung doppelter Aufgaben speichert der Website-Dienst technische Übermittlungsnachweise in einer Datenbank; dort werden keine vollständigen Fragebogenantworten oder Kontaktangaben abgelegt. Diese technischen Nachweise sind für sieben Tage vorgesehen. Geheimnisse und Zugangsdaten dürfen nicht übermittelt werden. Die endgültigen Verträge zur Auftragsverarbeitung, Verarbeitungsorte, Unterauftragnehmer und Zugriffsrechte für Website, n8n und Asana sind vor der Veröffentlichung abschließend zu prüfen.
Bitte senden Sie über den CHECK keine Rechnungen, Passwörter, Zugangsdaten oder andere vertrauliche Unterlagen.
6. Terminbuchung mit Microsoft Bookings
Für den kostenlosen 15-Minuten-Kennenlerntermin ist Microsoft Bookings vorgesehen. Die Terminansicht wird nicht automatisch beim Aufruf der Website geladen. Erst wenn Sie auf „Verfügbare Termine anzeigen“ klicken, öffnet sich die persönliche Buchungsseite von Janice Manger bei Microsoft in einem neuen Tab. Es wird keine Buchungsansicht in diese Website eingebettet.
Bei einer Buchung verarbeitet Microsoft die von Ihnen eingegebenen Angaben und technisch anfallende Daten. Dazu können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, gewählter Termin, Zeitzone, freiwillige Angaben, IP-Adresse sowie Browser- und Geräteangaben gehören. Die Daten werden für Terminverfügbarkeit, Bestätigung, Erinnerung, Änderung und Durchführung des Termins genutzt. Die Verfügbarkeit beruht auf dem verbundenen Microsoft-365-Kalender. Microsoft beschreibt Bookings-Daten als Bestandteil von Microsoft 365; Buchungs- und Termindaten werden in Exchange Online gespeichert.
Wenn aus einem Kennenlerntermin keine weitere Zusammenarbeit entsteht, ist eine Löschung nach sechs Monaten vorgesehen. Die Vertragsunterlagen, die technische Umsetzung dieser Frist und mögliche Übermittlungen in Drittländer werden vor der Aktivierung abschließend geprüft. Die Online-Buchung ist freiwillig. Ein Termin kann alternativ per E-Mail oder Telefon angefragt werden.
7. Kontakt per E-Mail und Telefon
Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten und die weitere Kommunikation zu organisieren. Bitte senden Sie keine Zugangsdaten oder unnötigen vertraulichen Unterlagen. Das Kontaktformular auf der Website ist derzeit nicht aktiv.
8. Social-Media-Links
Die Website enthält einfache Links zu Instagram, Facebook, YouTube und LinkedIn. Beim bloßen Aufruf von digivia.de werden dadurch keine Inhalte dieser Anbieter geladen. Erst nach Ihrem Klick verlassen Sie diese Website. Dann gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.
9. Empfänger, Löschung und Ihre Rechte
Personenbezogene Daten erhalten nur Personen und Dienstleister, die sie für den jeweiligen Zweck benötigen. Für CHECKs mit dem Ergebnis „derzeit nicht geeignet“ ist eine Löschung sechs Monate nach der Ergebnis-E-Mail vorgesehen. Offene CHECKs ohne Beauftragung sollen zwölf Monate nach dem letzten sinnvollen Kontakt geprüft und gelöscht werden, sofern kein weiterer Zweck oder eine Aufbewahrungspflicht besteht. Bei einer Beauftragung werden die erforderlichen Angaben in die Kundenakte überführt; anschließend gelten die jeweiligen Vertrags- und gesetzlichen Aufbewahrungsregeln. Technische Website-Nachweise sind für sieben Tage vorgesehen; die Aufbewahrung von Ereignis- und Nutzerdaten in Google Analytics ist auf 14 Monate eingestellt. Die technische Umsetzung und rechtliche Prüfung der noch nicht automatisch durchgesetzten Fristen müssen vor dem Start abgeschlossen werden.
Sie können im gesetzlichen Rahmen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.
Für technische Website-Nachweise ist ein täglicher Bereinigungslauf vorbereitet. Er entfernt Nachweise, die älter als sieben Tage sind. Bei regelmäßigem täglichem Lauf beträgt die tatsächliche Aufbewahrung daher sieben bis knapp acht Tage; bei einem ausgefallenen Lauf kann sie länger dauern. Der Zeitplan ist derzeit noch nicht aktiviert. Seine Verbindung, Überwachung und Wiederaufnahme müssen vor dem regulären Betrieb abgenommen werden.
10. Stand und Änderungen
Diese Arbeitsfassung wird vor der Veröffentlichung mit der tatsächlich eingesetzten Technik, den abgeschlossenen Verträgen und den festgelegten Löschfristen abgeglichen. Erst nach dieser Prüfung wird sie als endgültige Datenschutzerklärung veröffentlicht.