UNSERE LEISTUNGEN
Von der Prozessanalyse bis zur technischen Umsetzung.
digivia unterstützt Unternehmen dabei, dokumenten- und rechnungsbezogene Prozesse zu analysieren, sinnvoll zu automatisieren und anschließend zuverlässig zu betreiben.
Dabei geht es nicht um möglichst viel Automatisierung.
Es geht darum, klare Prozesse zu schaffen, wiederkehrende manuelle Arbeit zu reduzieren und genau dort menschliche Prüfung vorzusehen, wo sie notwendig ist.
DAS DIGIVIA LEISTUNGSMODELL
Klarer Einstieg.
Klare Umsetzung. Klare Betreuung.
Unsere Leistungen bauen aufeinander auf.
Zunächst schaffen wir Transparenz über Ihre bestehenden Abläufe. Wenn eine technische Umsetzung sinnvoll ist, entwickeln und implementieren wir den definierten Zielprozess. Anschließend kann digivia den technischen Betrieb laufend begleiten.
digivia Analyse
Prozesse verstehen und bewerten
Wir analysieren Ihre bestehenden dokumenten- und rechnungsbezogenen Abläufe und prüfen, wo technische Automatisierung sinnvoll ist.
Typische Inhalte
- Ist-Prozess aufnehmen
- Schwachstellen identifizieren
- Soll-Prozess entwickeln
- Automatisierungspotenziale bewerten
- Rollen und Prüfpfade klären
- technische Voraussetzungen prüfen
- Nutzen und Aufwand bewerten
- Scope definieren
- Go-, Conditional-Go- oder No-Go-Empfehlung
Ergebnis
Eine klare Entscheidungsgrundlage für die nächsten Schritte.
digivia Flow
Prozesse technisch umsetzen
Wenn Analyse und Rahmenbedingungen passen, setzt digivia den definierten Prozess technisch um.
Im Fokus stehen dokumenten- und rechnungsbezogene Workflows, bei denen Informationen automatisiert erfasst, Regeln angewendet und definierte Ausnahmen kontrolliert an Menschen übergeben werden.
Typische Bestandteile
- strukturierter Dokumenteneingang
- KI-gestützte Vorprüfung
- technische Workflow-Konfiguration
- kundenspezifische Regeln
- definierte Statuslogik
- Human-in-the-Loop-Prüfung
- Übergabe an das Zielsystem
- Fehler- und Ausnahmebehandlung
- Reconciliation- und Statusnachweise
Hervorgehobene Aussage
KI prüft vor. Regeln steuern den Prozess. Menschen klären definierte Ausnahmen.
Ergebnis
Ein klar definierter und technisch umgesetzter Prozess mit kontrollierten Prüfpfaden.
digivia Care
Technische Betreuung nach der Umsetzung
Automatisierte Prozesse müssen auch nach der Einführung zuverlässig funktionieren.
Mit Care unterstützt digivia beim laufenden technischen Betrieb und bei notwendigen Anpassungen.
Typische Inhalte
- Monitoring
- technische Triage
- Wiederanlauf bei Störungen
- Wartung
- Release-Reports
- laufende Parameterpflege
Ergebnis
Ein betreuter Prozess, der nicht nach der Einführung sich selbst überlassen bleibt.
TECHNISCHE PROZESSLOGIK
Automatisierung mit klaren Regeln und menschlicher Kontrolle.
digivia setzt nicht auf vollständig autonome Verarbeitung.
Stattdessen wird ein kontrollierter Prozess aufgebaut, in dem technische Automatisierung und menschliche Prüfung klar voneinander getrennt sind.
Der technische Prozess verarbeitet Standardsituationen automatisch.
Sobald definierte Regeln nicht erfüllt werden oder eine fachliche Entscheidung erforderlich ist, wird der Vorgang gezielt zur menschlichen Prüfung weitergeleitet.
TYPISCHE EINSATZBEREICHE
Besonders sinnvoll bei wiederkehrenden Rechnungs- und Dokumentenprozessen.
Dokumenten-
eingang
Dokumente aus definierten Eingangskanälen strukturiert in einen Prozess überführen.
Rechnungs-prüfung
Informationen automatisiert vorprüfen und definierte Regeln anwenden.
Zuordnung
Dokumente anhand festgelegter Kriterien automatisch zuordnen.
Status & Transparenz
Nachvollziehbar machen, wo sich ein Vorgang im Prozess befindet.
Ausnahme-behandlung
Unklare oder nicht regelkonforme Vorgänge gezielt an die richtige Person weitergeben.
Systemübergabe
Geprüfte Informationen kontrolliert an bestehende Zielsysteme übergeben.
WAS SIE ERWARTEN KÖNNEN
Technik, die nachvollziehbar bleibt.
digivia liefert:
- strukturierte Prozessanalyse
- technische Workflow-Konfiguration
- KI-gestützte Vorprüfung
- deterministische Kundenregeln
- Human-in-the-Loop-Prüfpfade
- Status- und Fehlernachweise
- Reconciliation-Nachweise
- technische Betreuung im vereinbarten Scope
digivia übernimmt nicht:
- Buchführung
- Kontierung
- Steuerberatung
- Rechtsberatung
- Zahlungsentscheidungen
- fachliche Rechnungsfreigabe
- vollständig autonome Verarbeitung ohne Prüfpfad
UNSER ANSATZ
Nicht alles automatisieren.
Das Richtige automatisieren.
Technische Automatisierung funktioniert dann gut, wenn Rollen, Regeln und Ausnahmen eindeutig definiert sind.
Deshalb betrachtet digivia nicht nur die technische Machbarkeit.
Wir prüfen auch:
- Ist der Prozess ausreichend klar?
- Sind die notwendigen Rollen benannt?
- Sind Entscheidungsregeln definierbar?
- Können Ausnahmen kontrolliert behandelt werden?
- Ist der Nutzen im Verhältnis zum Aufwand sinnvoll?
Ein guter automatisierter Prozess weiß nicht nur, was automatisch passieren darf – sondern auch, wann ein Mensch übernehmen muss.
VON DER IDEE ZUM BETRIEB
Schritt für Schritt statt alles auf einmal.
Jeder Schritt ist eine eigene Entscheidung.
Eine Analyse verpflichtet nicht automatisch zur Umsetzung, und eine Umsetzung nicht automatisch zu einer laufenden Betreuung.
FÜR WEN PASST DIGIVIA?
Besonders passend für KMU mit wiederkehrenden Rechnungs- und Belegprozessen.
digivia richtet sich insbesondere an Unternehmen, bei denen dokumentenbezogene Abläufe regelmäßig auftreten und heute noch manuelle Zuordnung, Rückfragen oder Medienbrüche verursachen.
Typisch passend
- deutsche KMU
- wiederkehrendes Rechnungs- und Belegaufkommen
- mehrere Eingangskanäle
- manuelle Zuordnung und Prüfung
- fehlende Statustransparenz
- klare interne Prozessverantwortung
- benannte Prüf- und Administratorrollen
- Lexware Office vorhanden oder grundsätzlich einsetzbar
Wo kostet Ihre Buchhaltung heute unnötig Zeit?
In einem ersten Gespräch schauen wir gemeinsam auf Ihre aktuellen Rechnungs- und Belegprozesse und klären, ob und wo digivia sinnvoll unterstützen kann.
Unverbindlich kennenlernen · Ausgangssituation besprechen · nächsten sinnvollen Schritt klären