DER DIGIVIA AUDIT
Erst verstehen.
Dann automatisieren.
Im digivia Audit analysieren wir Ihre dokumenten- und rechnungsbezogenen Prozesse und prüfen, wo eine technische Automatisierung tatsächlich sinnvoll, kontrollierbar und wirtschaftlich umsetzbar ist.
Bevor Abläufe verändert oder automatisiert werden, schaffen wir Klarheit.
Wir betrachten gemeinsam Ihren heutigen Prozess, identifizieren Schwachstellen und Automatisierungspotenziale und entwickeln daraus ein konkretes Sollbild.
Das Ergebnis ist eine fundierte Entscheidungsgrundlage für die nächsten Schritte.
WARUM ANALYSE VOR AUTOMATISIERUNG KOMMT
Nicht jeder manuelle Prozess sollte einfach automatisiert werden.
Automatisierung ist nur dann sinnvoll, wenn der zugrunde liegende Prozess klar ist.
Denn ein unklarer Ablauf wird durch neue Software nicht automatisch besser.
Deshalb starten wir nicht mit der Frage:
„Welche Technologie können wir einsetzen?“
Sondern zunächst mit:
„Wie funktioniert der Prozess heute – und warum?“
Wir prüfen, welche Schritte wirklich notwendig sind, wo Fehler oder Rückfragen entstehen und welche Entscheidungen weiterhin bei Menschen liegen müssen.
Das Ziel ist nicht maximale Automatisierung.
Das Ziel ist ein sinnvoller, kontrollierter Prozess.
DER BLICK AUF IHREN PROZESS
Wir betrachten den gesamten Weg eines Dokuments.
Der Audit konzentriert sich auf dokumenten- und rechnungsbezogene Geschäftsprozesse.
Dabei betrachten wir nicht nur einzelne Programme, sondern den vollständigen Ablauf vom Eingang eines Dokuments bis zur Übergabe an das vorgesehene Zielsystem.
Wir prüfen dabei unter anderem:
- Wie Dokumente heute in den Prozess gelangen
- welche manuellen Arbeitsschritte notwendig sind
- wo Informationen mehrfach übertragen werden
- wo regelmäßig Rückfragen entstehen
- welche Regeln bereits heute existieren
- welche Entscheidungen automatisierbar sind
- welche Entscheidungen beim Menschen bleiben müssen
- wie der Status eines Vorgangs nachvollziehbar gemacht werden kann
- welche bestehenden Systeme eingebunden werden können
DER ABLAUF
Strukturiert vom Ist-Zustand zur Entscheidung.
1. Ausgangssituation verstehen
Wir klären gemeinsam:
- Welche Prozesse sollen betrachtet werden?
- Welche Systeme sind heute beteiligt?
- Wo entsteht manueller Aufwand?
- Welche Probleme treten regelmäßig auf?
- Wer ist für welche Entscheidungen verantwortlich?
Ziel ist ein realistisches Bild des heutigen Ablaufs.
2. Prozess analysieren
Wir betrachten den Ablauf Schritt für Schritt.
Dabei prüfen wir insbesondere:
- manuelle Tätigkeiten
- Medienbrüche
- wiederkehrende Rückfragen
- fehlende Informationen
- unnötige Doppelarbeit
- mögliche Regelwerke
- technische Schnittstellen
- Automatisierungspotenziale
3. Soll-Prozess entwickeln
Auf Basis der Analyse entwickeln wir einen klaren Zielprozess.
Dabei wird definiert:
- welche Schritte automatisiert werden können,
- welche Regeln den Prozess steuern,
- wann eine menschliche Prüfung notwendig ist,
- welche Systeme beteiligt sind,
- und wie Ausnahmen behandelt werden.
4. Entscheidung vorbereiten
Am Ende wird nicht automatisch eine Umsetzung empfohlen.
Wir bewerten gemeinsam:
- Nutzen
- Aufwand
- technische Machbarkeit
- organisatorische Voraussetzungen
- Risiken
- Abhängigkeiten
Daraus entsteht eine klare Empfehlung für das weitere Vorgehen.
DAS ERGEBNIS
Keine allgemeine Digitalisierungsstrategie. Sondern eine konkrete Entscheidungsgrundlage.
Nach dem Audit sollen Sie wissen, welche Veränderungen sinnvoll sind – und welche nicht.
01
Ist-Prozess
Transparenz über den heutigen Ablauf
Wo entstehen manuelle Arbeit, Rückfragen und Medienbrüche?
02
Soll-Prozess
Ein klares Zielbild
Wie könnte der Prozess künftig einfacher und kontrollierter funktionieren?
03
Maßnahmen
Was sollte zuerst verändert werden?
Wir unterscheiden zwischen kurzfristig umsetzbaren Maßnahmen und größeren Veränderungen.
04
Empfehlung
Umsetzen – unter Bedingungen umsetzen – oder bewusst nicht umsetzen.
Sie erhalten eine klare Einschätzung, ob eine technische Umsetzung sinnvoll ist und welche Voraussetzungen dafür erfüllt sein müssen.
Ein Audit muss nicht zwangsläufig mit einer Automatisierung enden.
Wenn Aufwand, Nutzen oder Rahmenbedingungen nicht zusammenpassen, sagen wir das offen.
FÜR WEN PASST DER AUDIT?
Besonders sinnvoll bei wiederkehrenden Rechnungs- und Belegprozessen.
Der Audit passt gut, wenn:
- Dokumente über mehrere Eingangskanäle kommen,
- Rechnungen oder Belege manuell zugeordnet werden,
- regelmäßig Rückfragen entstehen,
- Informationen zwischen verschiedenen Systemen übertragen werden,
- der Bearbeitungsstatus schwer nachvollziehbar ist,
- wiederkehrende Prozessschritte viel Zeit beanspruchen,
- Sie bereits Lexware Office einsetzen oder dessen Einführung prüfen,
- Sie wissen möchten, ob KI und Automatisierung für Ihren Prozess überhaupt sinnvoll sind.
Weniger passend ist der Audit, wenn Sie erwarten, dass digivia:
- Ihre Buchführung übernimmt,
- Kontierungen oder steuerliche Entscheidungen trifft,
- Rechnungen fachlich freigibt,
- Zahlungsentscheidungen übernimmt,
- oder eine vollständig autonome KI-Lösung ohne menschliche Prüfung einführt.
DIE NÄCHSTEN SCHRITTE
Sie entscheiden, wie es weitergeht.
Wenn der Audit zeigt, dass eine Automatisierung sinnvoll und umsetzbar ist, kann digivia Sie anschließend bei der technischen Umsetzung unterstützen.
Der nächste Schritt kann beispielsweise digivia Flow Standard sein – die Implementierung eines definierten Standardscopes für dokumenten- und rechnungsbezogene Prozesse.
Nach der Umsetzung kann auf Wunsch eine laufende Betreuung über Care Standard erfolgen.
digivia Audit
Analyse und Entscheidung
digivia Flow
Technische Umsetzung
digivia Care
laufende technische Betreuung
FAQ
Muss ich bereits wissen, was automatisiert werden soll?
Nein.
Genau das ist Teil des Audits. Gemeinsam prüfen wir, welche Prozessschritte sinnvoll verändert oder automatisiert werden können.
Muss ich bereits bestimmte Software einsetzen?
Nicht zwingend.
Wir betrachten zunächst Ihren bestehenden Prozess und Ihre vorhandenen Systeme. Für das aktuelle Leistungsmodell ist insbesondere Lexware Office ein relevanter möglicher Bestandteil der Zielarchitektur.
Automatisiert digivia anschließend den gesamten Prozess?
Nicht automatisch.
Wir definieren bewusst, welche Prozessschritte technisch unterstützt werden können und wo menschliche Prüfung erforderlich bleibt.
Übernimmt digivia unsere Buchhaltung?
Nein.
digivia übernimmt keine Buchführung, Steuerberatung, Zahlungsentscheidung oder fachliche Rechnungsfreigabe.
Wir analysieren und automatisieren die zugrunde liegenden technischen und organisatorischen Prozesse.
Finden wir heraus, ob sich Ihr Prozess sinnvoll automatisieren lässt.
In einem ersten Gespräch besprechen wir Ihre Ausgangssituation und prüfen, ob der digivia Audit zu Ihrem Prozess und Ihrem Unternehmen passt.
DER ERSTE SCHRITT
Klarer Prozess · kontrollierte Automatisierung · menschliche Prüfung